Gmail : la messagerie en ligne de Google

Gmail , une messagerie gratuite en ligne qui propose une grande capacité de stockage de 10 Go et de nombreuses options. Une messagerie en ligne à découvrir de toute urgence.

Gmail est un service gratuit de messagerie électronique. En pratique, vous créez une adresse vous@gmail.com que vous pouvez interroger depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet. C'est le principe même du webmail. Voici un dossier qui devrait vous aider à vous familiariser avec cette messagerie en ligne gratuite. Aucune installation de logiciel n'est requise, simplement une inscription en ligne.

Gmail : la messagerie en ligne de Google

• Pourquoi me créer une adresse Gmail ?

Votre adresse email est devenu une information presque aussi importante que votre téléphone, si ce n'est plus.

Il est possible d'avoir plusieurs adresses mail mais celle-ci a une différence comparée à celle que vous donne votre fournisseur d'accès à internet (Free, Orange...). En effet, si vous changez de fournisseur d'accès, votre adresse sera à terme supprimée alors que celle de votre webmail (en l'occurrence Gmail) est là pour toujours (sous réserve qu'il y ait un minimum d'activité - et que Google ne fasse pas faillite).

Imaginez que vous changiez de fournisseur d'accès tout simplement parce que ce dernier n'est plus assez compétitif... Tous vos contacts ont cette adresse email en mémoire et ils devront mettre à jour leur carnets d'adresses.  Sans compter, vos abonnements newsletter, les dossiers administratifs qui font référence à cette adresse email etc, etc ... Bref, un gros travail en perspective.

Gmail : une adresse mail même quand on change de FAI

Dans le cas d'une adresse Gmail, sachez que vous pouvez la conserver advitam et ternam et que vous pouvez consulter votre messagerie depuis n'importe quel ordinateur disposant d'un navigateur et d'une connexion à internet. Il faut donc simplement vous rendre sur une page précise pour consulter et utiliser votre messagerie, d'où le nom de webmail.

De plus, le filtre anti-spam très efficace de Gmail peut tout à fait donner une seconde jeunesse à une adresse e-mail qui subit les 30 ou 40 spams quotidiens. L'ajout d'une adresse mail d'un compte de messagerie existant ne prend que quelques secondes !

• Quels sont les avantages de Gmail ?
• Gratuit
• Espace de stockage très important : 10 Go (au 1 juillet 2012)
• La puissance du moteur Google dans votre boîte aux lettres : idéal pour retrouver de vieux messages
• Pas de publicité visuellement agressive (genre popup) après désactivation depuis les paramètres
• Gestion des conversations. Gmail affiche les messages de la même conversation dans une seule et même fenêtre vous permettant ainsi de visualiser le message dans son contexte.
• Possibilité de transférer automatiquement tous les messages sur une autre adresse email
• Possibilité d'importer un autre compte de messagerie dans Gmail
• Possibilité d'interroger son compte via POP (avec n'importe quel logiciel de messagerie comme outlook ou thunderbird par exemple)
• Une interface de consultation très ergonomique
• Le protocole IMAP pour vous permettre de consulter une même messagerie depuis de nombreux points d'accès différents. Votre messagerie est constamment mise à jour.
• Très rapide 
• De nombreuses synergies sont possibles avec les autres services en ligne Google (iGoogle, Google Agenda...)
• Un service qui évolue tout le temps et qui proposent de nombreux gadgets additionnels pour son interface.
• Une interface qui peut changer avec de les nombreux thèmes graphiques proposés

• Quels sont les inconvénients de Gmail ?

A vrai dire, il y en a peu. Il y a bien sûr de la publicité contextuelle, mais celle-ci est facilement désactivable.

A noter que l'usage de Gmail est plus adapté pour les particuliers que pour les professionnels. En effet, il existe des limites aux envois de messages, mais rassurez-vous, vous avez quand même de la marge. Précisons qu'il existe une solution professionnelle et payante avec une capacité de stockage plus importante et des restrictions moindres.

• Les limites de Gmail

Les limites d'utilisation du service gratuit Gmail existent. Ces dernières sont bien évidemment accessibles n'importe quand mais on fouille rarement dans les conditions d'utilisation d'un service. Malgré ses plus de 7Go de stockage de mails (au mois de juillet 2008), Gmail est malgré tout limité en matière d'envoi de mails. Vous comprendrez aisément que ces contraintes sont mises en place pour que Gmail ne devienne pas un repère à spammeurs (même s'il arrive que ce soit parfois le cas).

Dans un souci de lutte contre les spams et de prévention des abus, Google désactivera temporairement votre compte si vous envoyez un message à plus de 500 destinataires ou si vous envoyez un nombre important de messages impossibles à remettre. Si vous utilisez un client POP ou IMAP (Microsoft Outlook ou Apple Mail, p. ex.), vous ne pouvez envoyer un message qu'à 100 personnes à la fois. Votre compte devrait être réactivé dans les 24 heures.

Si vous communiquez régulièrement avec le même groupe de personnes, le service Google Groupes peut vous intéresser.

Vous pouvez donc envoyer 500 messages par jour maximum (autrement dit en utilisant 500 fois maximum le bouton Envoyer de votre interface Gmail). Vous ne pourrez envoyer un même mail à plus de 500 destinataires. Enfin, vous pouvez envoyer un total de 2000 e-mails par jour. Par exemple, vous pouvez envoyer un message à 500 personnes, à 4 reprises maximum dans une même journée.

Créer votre Gmail

L'inscription au service Gmail ou le compte Google

Il est bien loin le temps des invitations Gmail, n'importe qui peut maintenant créer en quelques secondes son adresse Gmail et accéder à sa messagerie personnelle.

Pour cela, vous devez simplement cliquer sur cette page d'inscription et remplir le questionnaire.

Le formulaire d'inscription à Gmail

Votre compte est très vite créé.

Précisons que cette nouvelle adresse Gmail vous donne accès à de multiples services, à l'instar d'un agenda, d'un lecteur de flux RSS, d'une page personnalisée, d'un gestionnaire de photos... Tous ces services sont gratuits et accessibles simplement grâce à l'adresse mail que vous venez de créer.

Présentation de l'interface de Gmail et de ses principales fonctionnalités

Gmail : c'est simple et efficace

Nous voici dans le vif du sujet : l'interface de consultation. Comme vous le constatez, Gmail ne fait pas dans le compliqué et c'est tant mieux.

Le menu de gauche vous permet de basculer entre les différentes vues.

Les sections principales de Gmail

• Boîte de réception : pas de grande explication à donner si ce n'est que c'est l'endroit où apparaissent notamment vos nouveaux messages.
• Suivi : Si un mail vous intéresse et que vous souhaitez le traiter plus tard, vous pouvez le marquer d'une étoile. Ce répertoire stocke tous les messages marqués. A vous de voir ceux qui vous intéressent.

Le suivi de messages dans Gmail

• Tous les chats : Gmail propose un service de messagerie instantannée baptisé Google Talk (ou Gtalk). Celui-ci est également une application autonome et distincte mais elle est proposée directement dans l'interface de Gmail. Ici sont stockées les conversations que vous avez eues via Gtalk.

L'outil GTalk intégré à Gmail

• Messages envoyés : Vous pourrez y consulter, comme son nom l'indique, tous les messages envoyés depuis votre webmail.
• Brouillons : Vous avez commencé à rédiger un message et vous devez partir de toute urgence. Celui-ci sera sauvegardé dans ce dossier et modifiable ensuite.
• Tous les messages : le titre est suffisamment explicite, mais sachez que cette section comprend aussi tous les messages archivés.
• Corbeille : contient les messages supprimés.
• Contacts : votre carnet d'adresses avec possibilité de rajouter de très nombreuses informations et des photos pour chacun de vos contacts. Cette zone a fait récemment l'objet d'une réorganisation et c'est tant mieux. 

Vos contacts Gmail

Les libellés de Gmail : des dossiers qui peuvent devenir intelligents

On trouve également dans notre interface Gmail une rubrique intitulée Libellés:

Les libellés de Gmail

Les libellés sont des dossiers dans lesquels vos messages peuvent être stockés ou même se diriger automatiquement suite à des règles de messages. Une nouveauté récente de Gmail vous permet d'appliquer très simplement une couleur à un libellé en cliquant sur sa pastille de couleur correspondante. La lecture des messages en est d'autant plus visuelle par la suite.

Précisons qu'il est possible qu'un message puisse appraître dans la boîte de réception et dans un libellé en même temps. Tout dépend de la régle de message que vous appliquez.

Notons qu'une récente mise à jour de l'interface de Gmail a fait apparaître de nouveaux boutons dont un accès rapide aux libellés. Il s'agit simplement de sélectionner le ou les messages auxquels on souhaite appliquer des libellés, puis de cliquer sur ce bouton. L'utilisateur n'a pu qu'à cocher les libellés qu'il souhaite :

Appliquer rapidement des libellés à un message

Il est aussi possible de déplacer un message d'un libellé à un autre ou dans le placer directement dans un dossier en particulier :

Déplacer rapidement des messages de Gmail

Les filtres : parfait complément des libellés

Les filtres de Gmail sont l'équivalent des règles de messages. Pour en créer un, vous disposez en permanence d'un raccourci dédié :

Créer un filtre Gmail

Vous découvrez ensuite une fenêtre qui ne devrait pas vous être étrangère si vous connaissez un peu les logiciels de messagerie :

Un filtre Gmail

Définissez vos réglages et validez-les simplement, ces paramètres étant bien entendu gardés en mémoire. La bouton Test de recherche est très utile pour vérifier si on met en place le bon filtre pour nos messages. Il vous faut ensuite définir l'action du filtre que vous créé :

Actions de filtre Gmail

Vous pouvez vérifier si votre filtre fonctionne bien en regardant les messages qui apparaissent au-dessous de cette zone (dans le cas où vous disposiez de messages répondant aux critères que vous définissez ici).

Nous avons consacré un dossier complet sur l'utilisation, la création des filtres gmail. Par ailleurs, vous pouvez également partager vos filtres gmail sur notre forum. 

Le moteur de recherche intégré

Et si malgré les libellés et les filtres, vous avez du mal à retrouver vos messages, sachez que vous disposez d'un moteur de recherche très performant (n'oublions pas que Gmail est un service Google).

Le moteur de recherche de Gmail

Tout comme le moteur de recherche de Google, celui de Gmail est d'autant plus performant avec une syntaxe particulière. Par exemple, les parenthèses nous permettent de restreindre notre recherche à un terme précis. C'est-à-dire que si je recherche par exemple une facture électronique EDF, je dois taper EDF (facture) et j'aurais de grandes chances de tomber directement sur le message qui m'intéresse.

En avril 2009, le labs offrait une fonctionnalité bien pratique qui nous assiste dans la recherche : la saisie automatique de recherche. Commencez à taper from: ou to: et des adresses emails de votre carnet d'adresses s'afficheront. Tapez le mot clé has, Gmail complètera avec les combinaisons possibles. Pour en savoir plus et comment activer la saisie semie-automatique de recherche. 

Des commandes accessibles facilement

Lorsque vous ouvrez un message, vous disposez en permanence des commandes les plus utiles :

Les commandes de Gmail

Les commandes les plus courantes sont bien mises en évidence, celles qui le sont un peu moins apparaissent dans des menus déroulants. A noter qu'en cliquant sur le bouton Archiver, l'e-mail se retrouve alors dans la section Tous les messages. Une belle façon de faire un peu de place dans votre boîte de réception tout en gardant le mail sous la main.

Faites le tour de ces commandes pour vous habituer à ces fonctionnalités et à l'environnement Gmail, le mieux étant de se lancer dans le grand bain. N'hésitez pas à vous envoyer des mails à vous-mêmes et à utiliser toutes ces commandes pour les tester.

Gmail Drive pour transformer un webmail en disque dur

Gmail Drive ou quand Gmail devient disque dur

Gmail Drive est une extension un peu particulière puisque Google n'est pas à l'origine de cette application. Elle mérite qu'on en parle car elle apporte une fonctionnalité réellement intéressante à votre nouvelle messagerie. GmailDrive est accessible depuis le site officiel Viksoe.dk.

Gmail drive est une application que vous installez sur Windows - elle ajoute un nouveau lecteur et donc un nouvel espace de stockage : le Gmail Drive.

Gmail Drive

Vous pouvez utiliser ce lecteur comme presque n'importe quel lecteur de disque. faites un simple glisser-déposer du fichier voulu vers le nouveau lecteur ... le fichier est maintenant sur votre messagerie Gmail sous forme de mail avec en pièce jointe ... votre fichier.

Attention, le nom de fichier ne peut dépasser 65 caractères et la principale limitation est que le service n'étant pas soutenu officiellement par Google - il peut s'arrêter à tout instant ! Toutefois, il existe depuis maintenant plusieurs années et Google sait que cette application est appréciée par les utilisateurs.

Précisons enfin que depuis le début de l'année 2009 courent des bruits selon lesquels Google s'apprêterait à lancer son propre disque dur virtuel baptisé GDrive. En attendant...

Gmail Drive est-il bien installé sur votre ordinateur (Windows) ?

Pour vérifier, rien de plus simple, lancez l'explorateur de fichiers (Raccourci : Touche Windows - E). Un nouveau lecteur est maintenant disponible depuis votre poste de travail.

Pour envoyer un fichier vers votre compte, rien de plus simple, faites glisser votre fichier vers le nouveau lecteur.Vous pouvez aussi utiliser le Menu contextuel de Windows et cliquez sur Envoyer vers - Gmail Drive.

Envoyer rapidement un fichier sur Gmail Drive

Vérifiez ensuite que notre fichier est bien arrivé sur votre compte Gmail.

Un fichier envoyé sur Gmail Drive

Vous voilà aux commandes d'un disque virtuel de 7 Giga-Octets et ceci gratuitement !

D'autres fonctionnalités complémentaires pour Gmail

Des notifications de nouveaux messages directement sur votre bureau

Vous l'aurez compris, pour consulter et utiliser votre messagerie, il faut que votre navigateur soit ouvert sur la page de votre webmail Gmail. Ennuyeux direz-vous ? Mais il existe aussi une petite application qui vous préviendra par une notification l'arrivée d'un nouveau message, et cela sans que Gmail soit ouvert.

Des notifications Gmail directement sur votre bureau

Vous pourrez télécharger puis installer ce logiciel gratuit depuis le site officiel de Google (disponible pour Windows et Mac).

Pour faire fonctionner cette petite application, vous avez simplement à indiquer votre identifiant et votre mot de passe Google.

Des vues multiples : plusieurs boîtes de réception sur la page d'accueil

Encore une extension très utile à activer dans votre gmail : Multiple Inbox. Cette option vous permet de remonter - sur votre boîte de réception - des vues pré-enregistrées - ce sont en fait des recherches que vous pouvez configurer dans vos options. 

Vous pourriez par exemple remonter les messages suivants : 

• Les messages avec étoile (par défaut),
• Les brouillons (par défaut),
• Une étiquette (label:NOM DE MON ETIQUETTE)
• Les messages d'une ou plusieurs personnes (From:)

Configurer Gmail pour vos boîtes de réception multiples

L'IMAP de Gmail

L'IMAP est un protocole vous permettant de synchroniser en permanence plusieurs appareils utilisant une même messagerie (téléphones mobiles, plusieurs ordinateurs...). Par exemple, les mails Gmail que vous voyez sur l'écran d'un iPhone sont identiques à ceux que vous voyez sur l'écran d'ordinateur. Avec ce protocole, la synchronisation est permanente et parfaite. 

Techniquement, ce protocole permet de laisser les e-mails sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter de différents clients e-mail ou webmail. Il comporte des fonctionnalités avancées, comme lesboîtes aux lettres multiples, la possibilité de créer des dossiers pour trier ses e-mails. Le fait que les messages soient archivés sur le serveur fait que l'utilisateur peut accéder à tous ses messages depuis n'importe où sur le réseau et que l'administrateur peut facilement faire des copies de sauvegardes.

Sous Gmail, vous n'avez qu'une seule manipulation à effectuer pour utiliser ce protocole. Pour cela, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte Gmail. Choisissez ensuite l'onglet Transfert et POP/IMAP.

L'IMAP de Gmail

Sélectionnez simplement Activer IMAP, si cela n'est pas déjà fait. Cliquez ensuite sur le boutonEnregistrer les modifications et quitter Gmail.

Pour illustrer la marche à suivre, nous prenons ici la configuration d'un iPhone. Prenez donc votre iPhone et rendez-vous dans la rubrique Réglages. Cliquez ensuite sur Courrier puis Ajouter un compte. Notons que si vous aviez déjà installé votre boîte Gmail sur votre iPhone (en protocole POP), supprimez ce compte. Ne vous inquiètez pas outre mesure, nous vous indiquons ici comment le recréer pour qu'il soit tout le temps synchronisé.

Suivez ensuite ces instructions :

L'IMAP Gmail sur iPhone

Choisissez Autre (et non Gmail car vous allez reconfiguré un compte POP et non IMAP)

Dans l'onglet IMAP, remplissez les champs suivants :

Nom : Votre prénom et nom
Adresse : votre mail Gmail
Description : votre mail Gmail

Nom d'hôte : imap.gmail.com
Nom d'utilisateur : votre mail Gmail
Mot de passe : vous le connaissez

Nom d'hôte : smtp.gmail.com
Nom d'utilisateur : votre mail Gmail
Mot de passe : vous le connaissez

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider ces informations. Vous bénéficier maintenant d'unesynchronisation parfaite entre votre boîte Gmail et votre iPhone. Pour l'utiliser au quotidien, nous pouvons vous assurer que cela marche très bien.

Conclusion

En résumé, nous pouvons dire que Gmail est un webmail très performant et simple d'utilisation. La fonctionnalité de GmailDrive en fait un outil très puissant qui ne pourra peut-être pas répondre à un usage professionnel mais devrait ravir les particuliers. On apprécie également la puissance du filtre anti-spam qui a donné une seconde jeunesse à des boîtes mail complétement saturées de spams. Un outil indispensable surtout quand on sait que plus de 80% des messages envoyés dans le Monde aujourd'hui sont des spams !

Source :  MemoClic

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Recherche documentaire et mise en page de l'article réalisé par Jean-Jacques Pujo

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